10.26 ریاستی ایجنسیوں اور اداروں کے لیے پبلک پرائیویٹ تعلیمی سہولیات اور انفراسٹرکچر ایکٹ (PPEA) طریقہ کار
10.26.3 تجاویز جمع کرانے کے لیے تجویز کا فارمیٹ
تصوراتی تجاویز کے لیے تجویز کی شکل۔ تجاویز صلاحیتوں، تجربے اور نقطہ نظر کی سیدھی، جامع وضاحت فراہم کریں گی۔ وسیع بروشرز اور/یا ضرورت سے زیادہ پروموشنل مواد کی ضرورت یا مطلوبہ نہیں ہے۔ تجاویز پیش کرنے والی فرموں کو کلیدی اہلکاروں کی شرکت کے ساتھ اپنی تجویز کی زبانی پیشکش کرنے کی ضرورت ہو سکتی ہے۔ سیکشن VI (A) میں درخواست کی گئی تمام معلومات کو VITA کو جمع کرائی گئی کسی بھی تجویز میں شامل کرنا ضروری ہے۔ اس کے علاوہ، تمام پیش کردہ تجویز میں ماڈل طریقہ کار کی ضروریات کے علاوہ درج ذیل چیزیں بھی ہونی چاہئیں:
- پروجیکٹ کی خصوصیات:
- تجویز میں VITA کو مطمئن کرنے کے لیے کافی ڈیٹا، تجزیہ اور معلومات شامل ہونی چاہیے کہ یہ منصوبہ PPEA کی ضرورت کے مطابق عوامی مقصد کو پورا کرے گا۔
- اس بارے میں معلومات فراہم کریں کہ پروجیکٹ کس طرح ٹیکنالوجی کے لیے ورجینیا کے اسٹریٹجک اہداف کے ساتھ منسلک ہے۔
- فنانسنگ:
- تجویز میں کافی مالی معلومات شامل ہونی چاہئیں جو تجویز کنندہ کے مالی استحکام اور اس منصوبے کو سپورٹ کرنے کے لیے فنانسنگ فراہم کرنے کی صلاحیت کا ثبوت دیتی ہیں۔
- مجوزہ منصوبے کے مالیاتی منصوبے میں لاگت کا فائدہ اور ٹیکس کے تجزیہ کے مطالعے سمیت کافی تفصیل ہونی چاہیے، تاکہ ایک تجزیہ یہ ظاہر کرے کہ آیا مجوزہ فنانسنگ ممکن ہے۔
- حوالہ جات:
- ہر تجویز کو تجویز کنندہ کی طرف سے مکمل کیے گئے تین سے پانچ کامیاب متعلقہ منصوبوں کے حوالے سے معلومات فراہم کرنی چاہیے۔
- حوالہ جات میں درج ذیل معلومات شامل ہونی چاہئیں:
- پروجیکٹ کا مالک/کفیل (کاروباری نام اور پتہ)
- مالک کا پروجیکٹ مینیجر (نام، ٹیلی فون اور فیکس نمبر)
- پروجیکٹ کا خلاصہ، بجٹ اور حتمی لاگت
- پروجیکٹ کا شیڈول (مجوزہ اور حقیقی)
- مقدمہ یا ثالثی کی کارروائی:
- ہر تجویز میں پچھلے تین سالوں کے دوران تمام قانونی چارہ جوئی اور ثالثی کی کارروائیوں کی فہرست اور وضاحت شامل ہونی چاہیے جس میں تجویز کرنے والی فرموں یا اس کے اصولوں میں سے کوئی بھی شامل ہو۔
تفصیلی تجاویز کے لیے تجویز کی شکل۔ ایک تفصیلی تجویز کو تصوراتی تجویز میں بیان کردہ تکنیکی نقطہ نظر یا فنانسنگ پلان سے نمایاں طور پر الگ نہیں ہونا چاہیے۔ اگر کوئی تجویز کنندہ کسی بھی حوالے سے نمایاں طور پر روانہ ہوتا ہے، تو VITA تفصیلی تجویز کو غیر تعمیل کے طور پر مسترد کر سکتا ہے۔ خاص طور پر، ایک مسابقتی تصوراتی تجویز کے اہم پہلوؤں یا خصوصیات کو اپنانے کے نتیجے میں عام طور پر تفصیلی تجویز کو نااہل اور مسترد کر دیا جائے گا۔ تفصیلی مرحلے کے دوران کسی بھی وقت، VITA کسی تجویز کنندہ سے اضافی معلومات، ڈیٹا، تجزیہ یا کوئی دوسری معلومات فراہم کرنے کے لیے کہہ سکتا ہے جس کی ضرورت اس منصوبے کا کافی حد تک جائزہ لینے کے لیے ہو۔ اگر ضروری ہو تو اضافی رازدارانہ ملکیتی معلومات کی حفاظت کے لیے جو تفصیلی تجویز میں شامل ہو سکتی ہے، VITA اور تجویز کنندہ خفیہ معلومات کے تحفظ کے لیے پہلے سے طے شدہ معاہدے میں ضرورت کے مطابق ترمیم کریں گے۔
تصوراتی اور تفصیلی دونوں تجاویز کے لیے تقاضے PPEA کی تمام تجاویز (تصوراتی مرحلہ اور تفصیلی مرحلہ) کو درج ذیل فارمیٹ پر عمل کرنا چاہیے:
- تمام جمع کرائی گئی تجاویز کو واضح طور پر "PPEA تجویز" کے طور پر نشان زد کیا جائے گا۔
- غور کرنے کے لیے، ایک اصل اور پانچ (5) کاپیاں اور کسی بھی غیر منقولہ یا مانگی گئی تجاویز کی ایک الیکٹرانک کاپی جمع کرائی جانی چاہیے۔
- تمام غیر منقولہ تجاویز کے لیے قابل اطلاق فیس VITA کو ادا کی جانی چاہیے۔
- سرورق کے صفحہ میں تجویز کا عنوان، تجویز کرنے والے ادارے کا نام اور پتہ، تجویز کنندہ کی جانب سے کام کرنے کا مجاز فرد اور اس کا ٹیلی فون اور فیکس نمبر اور ای میل پتہ شامل ہونا چاہیے۔
- تجویز پیش کرنے والی فرم یا کنسورشیم کے ایک مجاز نمائندے کو تجویز پر دستخط کرنا ہوں گے۔
- ہر تجویز میں ایک ایگزیکٹو خلاصہ شامل ہونا چاہیے، جس میں تنظیمی ڈھانچے، فرم (فرموں) کا سائز، مختصر تاریخ، اور مہارت کے ایسے شعبے شامل ہوں جو فرم کو کام کے لیے اہل بناتے ہیں اور مجوزہ پروجیکٹ کے لیے درکار خدمات کی مکمل رینج شامل ہوتی ہے۔
- تجویز کے تمام صفحات کو لگاتار نمبر دیا جانا چاہیے۔
- تجویز میں مندرجات کا ایک جدول ہونا چاہیے جو زمرہ کے لحاظ سے تقاضوں کا حوالہ دیتا ہے۔
- تجویز کی ہر ایک نقل کو پابند کیا جانا چاہئے یا دوسری صورت میں ایک ہی جلد میں ہونا چاہئے جہاں قابل عمل ہو۔
- تمام پروپوزل کی دستاویزات جن کے لیے رازداری کا دعویٰ کیا جاتا ہے، VITA کی طرف سے جائزے کی سہولت کے لیے اور نادانستہ انکشاف کے امکانات کو کم کرنے کے لیے الگ سے پابند واضح طور پر نشان زد والیوم میں جمع کرانا چاہیے۔
- پی پی ای اے کی تمام تجاویز بذریعہ ڈاک یا ہینڈ ڈیلیوری اس پر بھیجی جائیں:
چیف انفارمیشن آفیسر
C/O VITA، PPEA تجاویز
7325 Beaufont Springs Drive
Richmond, VA 23225
ہدایت نامے کو کلیدی الفاظ یا عام اصطلاحات کے ذریعے تلاش کریں۔