ITSP اپ ڈیٹ کے عمل
آئی ٹی اسٹریٹجک پلان (آئی ٹی ایس پی) کی تین قسمیں ہیں جو ہوتی ہیں:
- بجٹ بائنیم اپ ڈیٹ جو ہر 2 سال بعد ہوتا ہے؛
- بجٹ سائیکل اپ ڈیٹس جو اسٹریٹجک پلان کو بجٹ کے فیصلے کے پیکجوں، گورنر کے بجٹ، اور منظور شدہ مختص ایکٹ کے ساتھ ہم آہنگ کرتی ہیں۔ اور،
- ایڈہاک اپ ڈیٹس جو فوری طور پر کاروباری ضرورت کے نتیجے میں ہوتی ہیں۔
نیچے دیئے گئے تین ایکارڈین بکس میں تفصیلی ITSP اپ ڈیٹ کے عمل کے بہاؤ کے ساتھ ساتھ عمل کے مراحل کی متعلقہ وضاحتیں بھی شامل ہیں۔
ITSP لکھنا ایجنسی کے اندر کاروبار اور IT ڈویژنوں کے درمیان ایک باہمی تعاون کی کوشش ہے۔ یہ دونوں فریقوں کے ان پٹ اور شمولیت کے بغیر نہیں لکھا جا سکتا۔ انفارمیشن ٹیکنالوجی کاروباری مشن، اہداف اور مقاصد کی حمایت کرتی ہے، اور ایک اچھی طرح سے لکھا ہوا ITSP اس تعلق کو دو حصوں میں ظاہر کرتا ہے: IT سمری سیکشن اور اپینڈکس A۔
آئی ٹی سمری سیکشن کا مقصد ایجنسی کے ساتھ ساتھ پورے انٹرپرائز میں ایجنسی کی انفارمیشن ٹیکنالوجی کی سرمایہ کاری کا ایک نظریہ فراہم کرنا ہے اور یہ بتانا ہے کہ یہ سرمایہ کاری کس طرح کامن ویلتھ آف ورجینیا کے کاروباری اہداف اور مقاصد کی حمایت کرتی ہے جیسا کہ گورنر، دولت مشترکہ ورجینیا اسٹریٹجک پلان برائے انفارمیشن ٹیکنالوجی، اور ایجنسی نے قائم کیا ہے۔ اسے چار حصوں میں منظم کیا گیا ہے:
- آپریشنل آئی ٹی سرمایہ کاری اور متعلقہ مسائل کی موجودہ حالت؛
- بیرونی ذرائع سے موجودہ آئی ٹی کو متاثر کرنے والے عوامل؛
- آئی ٹی سرمایہ کاری میں مجوزہ تبدیلیاں اور ایجنسی آئی ٹی انویسٹمنٹ پورٹ فولیو کی مطلوبہ حالت؛ اور،
- ایجنسی آئی ٹی سرمایہ کاری۔
ان حصوں کے اندر فراہم کردہ معلومات ایجنسی کو اپنے اندرونی اور بیرونی طور پر چلنے والے IT چیلنجوں کی نشاندہی کرنے اور ان حلوں کی نشاندہی کرنے کا موقع فراہم کرتی ہے جو، لاگو ہونے پر، ایجنسی کی مطلوبہ مستقبل کی IT حالت کو حاصل کر سکیں گے۔ ایجنسی کو اپنی آئی ٹی حکمت عملیوں کو لاگو کرنے کے لیے درکار مالی سرمایہ کاری کا خلاصہ بھی فراہم کرنا چاہیے اور ساتھ ہی انفارمیشن ٹیکنالوجی کے لیے ملکیت کی کل لاگت بھی فراہم کرنی چاہیے۔
ایجنسی کے اسٹریٹجک پلان کا ضمیمہ A تمام مجوزہ IT سرمایہ کاری کی فہرست دیتا ہے، جو کہ نئے IT پہل، فعال IT اقدامات پر مشتمل ہے جن کے لیے پہلے سے ہی فنڈنگ مختص کی گئی ہے یا اگلے دو سال کے دوران اس کی ضرورت ہے، اس کے ساتھ ساتھ ان اقدامات سے وابستہ مطلوبہ مالی سرمایہ کاری بھی۔ ضمیمہ میں، آئی ٹی سرمایہ کاری کی شناخت پراجیکٹس یا پروکیورمنٹس کے طور پر کی گئی ہے اور وہ ان خدمات کے شعبوں کے ساتھ منسلک ہیں جن کی وہ حمایت کرتے ہیں۔ انفارمیشن ٹکنالوجی کا خلاصہ یہ بتاتا ہے کہ کس طرح ضمیمہ A میں درج آئی ٹی سرمایہ کاری ایجنسی اور کامن ویلتھ آف ورجینیا دونوں کے کاروباری اہداف اور مقاصد کی حمایت کرتی ہے اور کس طرح یہ سرمایہ کاری ایجنسی کو اس کی موجودہ حالت سے اس کی ہدف شدہ مستقبل کی ریاست میں کاروبار کے ساتھ ساتھ آئی ٹی کے نقطہ نظر سے بھی لے جائے گی۔
بجٹ دو سالہ منصوبہ بندی ایک مسلسل عمل ہے۔ ایک کیلنڈر طاق سال کے موسم بہار میں (مثلاً، 2021)، اگلے دو سال کے آغاز سے پہلے (یعنی، کیلنڈر ایون سال)، ایجنسی کے اسٹریٹجک اور سروس ایریا پلانز کا جائزہ لیا جائے گا اور ان کو اپ ڈیٹ کیا جائے گا۔
- اپریل - مئی: اگست میں بیس بجٹ کی جمع آوری کی حمایت کے لیے منصوبے جمع کرائے جائیں گے۔
- ستمبر: بجٹ کے فیصلے کے پیکجوں کو جمع کرنے میں مدد کرنے کے منصوبوں کو اپ ڈیٹ کرنے کا موقع ملے گا۔
- جنوری: گورنر کے مجوزہ بجٹ کی بنیاد پر منصوبوں کو اپ ڈیٹ کیا جائے گا۔
- اپریل - مئی کے بعد: بجٹ کو حتمی شکل دینے کے بعد منصوبوں کو حتمی اپ ڈیٹ کیا جائے گا۔
چونکہ کسی بھی تنظیم کی سرگرمیاں کسی بھی تعداد کے اندرونی یا بیرونی عوامل کی بنیاد پر تبدیل ہو سکتی ہیں، بائنیم کے دوران بدلتے ہوئے تقاضوں کے مطابق ایجنسی اور سروس ایریا کے منصوبوں کو دوبارہ ترتیب دینے کے مواقع موجود ہوں گے۔
بجٹ Biennium ITSP اپڈیٹس کے عمل میں ہر قدم کے بارے میں تفصیلی معلومات کے لیے نیچے دیے گئے لنکس پر کلک کریں:
تقریبات کا سالانہ پلاننگ کیلنڈر موسم بہار میں شروع ہوتا ہے جب ایجنسیاں اپنے سروس ایریا اور اگلے دو سال کے لیے اسٹریٹجک منصوبے تیار کرتی ہیں۔ ان منصوبوں کا استعمال تنظیم کے بنیادی بجٹ کی تشکیل اور معاونت کے لیے کیا جائے گا۔ سالانہ منصوبہ بندی کیلنڈر میں تاریخیں عوامل کی بنیاد پر مختلف ہو سکتی ہیں جیسے:
- جنرل اسمبلی کے اجلاس میں توسیع
- دوبارہ بلائے گئے اجلاس میں گورنر کی ترامیم
- گورنر کے ویٹو
نئے بائنیئم کے لیے ابتدائی اسٹریٹجک اور سروس ایریا پلانز بنائے جانے کے بعد، انہیں آسانی سے ایک چکراتی عمل کے ذریعے برقرار رکھا جا سکتا ہے اور ہر ضروری اپ ڈیٹ کے ساتھ دوبارہ جمع کرایا جا سکتا ہے۔
بجٹ سائیکل ITSP اپڈیٹس کے عمل میں ہر قدم کے بارے میں تفصیلی معلومات کے لیے نیچے دیے گئے لنکس پر کلک کریں:
- مرحلہ 1a: IT بجٹ کے فیصلے
- مرحلہ 1b: ITSP تیاری / اپ ڈیٹ
- مرحلہ 2: بجٹ کے فیصلے گورننس کا جائزہ
- مرحلہ 3: C-Suite جائزہ
- مرحلہ 4: منظوری کے لیے IT بجٹ کی سفارش
- مرحلہ 5: بجٹ کی منظوری
- مرحلہ 6: ITSPs کو اپ ڈیٹ کریں۔
کسی ایجنسی کے IT اسٹریٹجک پلان کی ایڈہاک اپ ڈیٹس بجٹ کے چکر میں کسی بھی وقت ہو سکتی ہیں۔ ایک ایجنسی IT اسٹریٹجک پلان میں تبدیلی کا فیصلہ کر سکتی ہے جس کی وجہ سے ضرورت ہے:
- کاروباری ضروریات میں تبدیلی
- موجودہ سرمایہ کاری کے لیے منصوبہ بند منصوبے کے دائرہ کار، ٹائم لائن یا بجٹ میں تبدیلی
- کسی قسم کی ہنگامی صورتحال (مثال کے طور پر، قدرتی آفت)
آئی ٹی اسٹریٹجک پلان میں ایڈہاک تبدیلیاں کامن ویلتھ آف ورجینیا کے چیف انفارمیشن آفیسر (COV CIO) سے منظور شدہ ہونی چاہئیں اور CTP کے نام سے معروف کامن ویلتھ ٹیکنالوجی پورٹ فولیو ٹول میں ہوتی ہیں۔ اپ ڈیٹ کردہ ITSP کو VITA کی ویب سائٹ پر پوسٹ کیا جائے گا۔
ہر قدم کے بارے میں تفصیلی معلومات کے لیے نیچے دیے گئے لنکس پر کلک کریں: